Sicherheitskonzepte, Datenschutzhinweise, AGB… kann man sie kopieren?

Ich bekomme immer wieder die Frage gestellt, ob man Sicherheitskonzepte, Datenschutzhinweise, AGB usw. kopieren dürfe. Dazu muss man zwei Konstellationen unterscheiden:

Man hat das Dokument selbst erstellt

Mit seinen eigenen Sachen, kann und darf man tun, was man will.

Man hat das Dokument nicht selbst erstellt

Mit fremden Sachen muss man vorsichtig sein: Wenn nämlich das Dokument urheberrechtlich geschützt ist oder eine Wiederverwendung einer vertraglich vereinbarten Beschränkung unterfällt. In diesen Fällen darf man kopieren, wenn der andere zugestimmt hat.

Nur dann, wenn kein gesetzlicher oder vertraglicher Schutz besteht, kann auch kopiert werden.

Dürfen ja, aber sollte man auch?

Neben der Frage, ob man kopieren darf, gibt es eine mindestens genauso wichtigte Frage: Ist eine Kopie sinnvoll?

Die Kopie hat den Vorteil, dass man sich nicht bei jeder Veranstaltung wieder von Null auf Gedanken machen muss. Sie hat aber auch den Nachteil, dass man sich dann vielleicht gar keine Gedanken mehr macht.

Hat man bspw. für eine Veranstaltung A ein Sicherheitskonzept und ein Datenschutzkonzept erstellt, und findet die Veranstaltung A im folgenden Jahr nochmals statt – dann sollte man vor der Kopie prüfen, ob es Änderungen gibt, z.B.

• eine andere Uhrzeit führt zu anderen Lichtverhältnissen,
• eine neue Location führt zu sehr vielen Änderungen mit Blick auf die Sicherheit – d.h. nur weil der Veranstaltungsablauf gleich bleibt, kann man dann nicht einfach das frühere Sicherheitskonzept kopieren,
• neue Vorschriften oder auch neue Erkenntnisse usw.

Natürlich ist es nicht verboten, die Vorlage aus dem Vorjahr zu nutzen, um eine funktionierende oder bereits bekannte Struktur der Dokumente zu übernehmen. Man darf auch Inhalte kopieren, wenn sich ihre Grundlage nicht verändert hat. In diesem Fall sollte man aber dokumentieren, dass man das alte Dokument sorgfältig auf notwendige Anpassungen hin überprüft hat.