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Prüfungpunkte bei der Planung in der Pandemiezeit
Veranstaltungsplanung

Prüfungpunkte bei der Planung in der Pandemiezeit

Von Thomas Waetke 27. Mai 2020

Immer mehr Bundesländer lassen immer mehr Veranstaltungsarten zu, teilweise mit gewissen Beschränkungen.

Hier ein paar Tipps für die Beratung im Zusammenhang mit der Planung und Durchführung von Veranstaltungen:

Was:

  • Die Verordnungen differenzieren zwischen „Veranstaltung“ und  „Versammlung“.
  • Oftmals wird nach Veranstaltungsart unterschieden:
    • Prüfen Sie, ob Ihre Landesverordnung solche Unterscheidungen vornimmt und zu welcher Art Ihre Veranstaltung “gehört”.
    • Im Rahmen der Aufklärungspflicht sollte der Berater seinem Kunden offenlegen, wenn dessen Veranstaltung ein „Zwitter“ ist und man sie nicht 100 % sicher einer Regelung zuordnen kann: Nicht einfach selbst die Zuordnung vornehmen, ohne den Kunden zu informieren! Und: Nicht immer ist der leichtere Weg der richtige Weg: Sorgfältig prüfen, unter welche Veranstaltungsart die Veranstaltung am sinnvollsten und am “nächsten” subsumiert werden kann.
  • Auf Querverweise achten! Oftmals wird in einer Regelung auf eine andere Regelung verwiesen. Dabei darf man nicht den Fehler machen, nicht in die verwiesene Regelung zu schauen: Man sollte nicht unterstellen, blind zu wissen, was dort steht; denn oftmals ergeben sich daraus Ausnahmen oder zusätzliche Anforderungen.
  • Wird das Vorhandensein eines Hygieneplans verlangt, oder muss der Plan den Behörden vorgelegt werden?

Wo:

  • Die jeweils im Bundesland aktuelle Verordnung prüfen! Die kann sich täglich ändern, auch am Wochenende!
  • Prüfen, ob lokale Vorgaben der zuständigen Behörden bestehen.
  • Prüfen, ob die Verordnung unterscheidet zwischen Veranstaltungen „im Freien“ und „im geschlossenen Raum“.

Wer ist verantwortlich:

  • Betreiber der Location?
  • Veranstalter?
  • Arbeitgeber?
  • Gastwirt?
Achtung!
Man darf es sich nicht zu leicht machen! Als Verantwortlicher sollte man nicht “einfach so” oder weil es “ja sinnvoll” ist, irgendwelche Aufgaben übernehmen. Prüfen Sie sorgfältig, wer für was tatsächlich verantwortlich ist. Denn: Wenn Sie auf dem Papier als verantwortlich stehen, und es passiert etwas, dann sind Sie auch verantwortlich!

Lassen Sie sich von Beratern nicht unkontrolliert irgendwelche Pflichten aufbürden!

Wenn Sie der Berater sind: Prüfen Sie sorgfältig, in welche Position Sie Ihren Kunden bringen. Im Zweifel klären Sie ihn über Unsicherheiten auf und lassen ihn (mit)entscheiden. Wenn Sie also der Meinung sind, eine bestimmte Maßnahme sei sinnvoll, aber sie ist nicht zwingend vorgeschrieben, dann sollte der Kunde das auch wissen. Gerade das Thema Hygiene wird vermutlich öfter dazu führen, dass Veranstaltungen unwirtschaftlich sind bzw. werden. Für den Berater könnte es teuer werden, wenn sich herausstellt, dass die Unwirtschaftlichkeit und damit die Absage auf überobligatorischen Maßnahmen besteht, von denen der Kunde nichts wusste.

Wir beraten und unterstützen Veranstalter, Betreiber, Arbeitgeber, Dienstleister und Berater:

  • Bei der Auslegung der Verordnungstexte.
  • Bei der Anwendung von Auflagen und Beschränkungen.
  • Bei der Vertragsgestaltung: Hier haben wir eine sog. Dynamikklausel entwickelt, die die möglichen Veränderungen der Verordnung usw. berücksichtigt.
  • Bei der Erstellung eines Pflichtenhefts.
  • Bei der Integration in Compliance-Systeme.
  • Bei der Dokumentation und Beweissicherung.
  • Bei der Formulierung und Vorbereitung von Unterweisungen an Mitarbeiter und Dienstleister usw.

Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf: Schreiben Sie eine Mail an info@eventfaq.de!

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