Datenschutz

Namensschilder auf Konferenzen

Von Thomas Waetke 8. Februar 2018

Auf vielen Tagungen und Kongresse werden Namensschilder für die Plätze verteilt oder für den Gast auf einem Tisch zum Mitnehmen bereitgestellt.

Ist das datenschutzrechtlich (oder persönlichkeitsrechtlich) zulässig?

Denn vielleicht möchte ein Teilnehmer nicht, dass alle anderen seinen Namen sehen können? In diesem Beitrag schauen wir uns die Rechtslage ab dem 25. Mai 2018 an = wenn die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt.

Art. 6 DSGVO gibt die Möglichkeiten vor, unter denen eine Verarbeitung der Daten überhaupt erlaubt ist. Dazu zählen u.a.:

1. Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;
2. die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich;
3. die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt; oder
4. die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

Einwilligung?

Das Aufstellen von Namensschildern könnte durch eine Einwilligung ermöglicht werden: Die Einwilligung aber muss freiwillig erfolgen, d.h. u.a. sie darf nicht an den Leistungsbezug “Veranstaltungsbesuch” gekoppelt sein. Aber: Der Veranstalter kann die Daten jedenfalls nicht einfach aus dem Anmeldeformular hernehmen für den Ausdruck von Namensschildern. Wenn er das tun möchte, braucht er dazu (= für den Zweck Namensschild) die Einwilligung des Teilnehmers, die aber den hohen formellen Anforderungen der Einwilligung genügen muss.

Berechtigtes Interesse?

Neu in der DSGVO ist der Erlaubnisgrund des Berechtigten Interesses, und zwar das des Veranstalters am Ausdruck und Aufstellen der Namensschilder.

Dabei sind die “vernünftigen Erwartungen” des Teilnehmers zu berücksichtigen. Es ist u.a. auch zu prüfen ist, ob der Teilnehmer zum Zeitpunkt der Erhebung seiner Daten und angesichts der Umstände, unter denen sie erfolgt, vernünftigerweise absehen kann, dass möglicherweise eine Verarbeitung für diesen Zweck “Namensschild” erfolgen wird. Insbesondere dann, wenn personenbezogene Daten in Situationen verarbeitet werden, in denen eine betroffene Person vernünftigerweise nicht mit einer weiteren Verarbeitung rechnen muss, könnten die Interessen und Grundrechte der betroffenen Person an der Anonymität das Interesse des Verantwortlichen am Namensschild überwiegen.

Wie so oft kommt es also auf den Einzelfall an. Aber sicher ist: “Einfach so” kann der Veranstalter das Namensschild auch nicht ausdrucken und aufstellen, da er sich nämlich vorher Gedanken machen und seine Abwägung der widerstreitenden Interessen vornehmen, dokumentieren und im Zweifel nachweisen muss.

Nationales Recht?

Auf das ab 25. Mai die DSGVO ergänzende nationale Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) gibt keine weitere Befugnis. So heißt es im relevanten § 24 BDSG-neu:

Die Verarbeitung personenbezogener Daten zu einem anderen Zweck (= Namensschild) als zu demjenigen, zu dem die Daten erhoben wurden (= Veranstaltungsteilnahme, Abrechnung) ist zulässig, wenn

• sie zur Abwehr von Gefahren für die staatliche oder öffentliche Sicherheit oder zur Verfolgung von Straftaten erforderlich ist oder
• sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich ist,

sofern nicht die Interessen der betroffenen Person an dem Ausschluss der Verarbeitung überwiegen.

Soll heißen:

Man darf die Daten für die Veranstaltungsteilnahme nur speichern/erheben, wenn man einen Erlaubnisgrund hat. Der muss sich aus Art. 6 DSGVO ergeben. Dort gibt es bspw. die “Vertragserfüllung”: Hier darf der Veranstalter die Daten aber nur insoweit verarbeiten, als dies erforderlich ist. Und das Aufstellen der Namensschilder dürfte regelmäßig nicht erforderlich sein (anders vielleicht bei ausgewiesenen Netzwerk-Events).

Und wenn der Veranstalter die Voraussetzungen der Einwilligung oder des berechtigten Interesses nicht erfüllen kann, dann kommt § 24 BDSG-neu ins Spiel: Die Verarbeitung zu anderen Zwecken als zur Vertragserfüllung ist nur erlaubt, wenn höherwertige Interessen im Spiel sind. Dazu zählt das Aufstellen von Namensschildern nicht.

Das Ergebnis ist dann, dass der Veranstalter die Daten jedenfalls nicht zum Zwecke der Namensschilder verarbeiten darf – solange er eben keine ordnungsgemäße Einwilligung hat oder sich nach erfolgreicher Abwägung auf ein berechtigtes Interesse stützen kann.

Thomas Waetke

Ich berate alle Verantwortlichen auf einer Veranstaltung. Ich bin Rechtsanwalt und Fachanwalt für Urheber- und Medienrecht und Herausgeber von EVENTFAQ. Mehr über mich

Profitieren auch Sie von meiner jahrelangen praktischen und theoretischen Erfahrung in Organisation, anwaltlicher Beratung und Durchführung von Veranstaltungen aller Art!

Kontakt: info@eventfaq.de oder Telefon 0721 1205060.