Klare Rollenverteilung!

Wenn zwei Personen zusammen Auto fahren, macht es Sinn, vorher klar zu regeln, wer Fahrer und wer Beifahrer ist. Mit dieser genialen Einleitung möchte ich die Kurve hierhin bekommen: Auch bei einer Veranstaltung sollte im Vorfeld klar geregelt werden, wer welche Rolle übernimmt:

Es geht los beim Veranstalter: Bei vielen Veranstaltungen ist den Beteiligten gar nicht so recht klar, wer eigentlich der Veranstalter ist. Einer muss aber Häuptling sein, einer muss die Verantwortung übernehmen. An sich haben ja alle Beteiligte sogar ein eigenes Interesse daran, dass die Veranstalterrolle klar verteilt wird: Ansonsten besteht das Risiko, dass auch andere Beteiligte im Nachhinein (sprich: nach einem Unfall) als Veranstalter eingestuft werden.

In der Praxis gibt es oft Schwierigkeiten beim Veranstaltungsleiter: Der wird oft mit dem “Projektleiter” verwechselt, der die Veranstaltung plant und organisiert. In zwei Fällen ist aber die Figur des Veranstaltungsleiters bei einer Veranstaltung wichtig:

• Wenn die Versammlungsstättenverordnung anwendbar ist (siehe dann § 38 MVStättVO); oder
• wenn die Verkehrssicherungspflichten es gebieten, dass der Veranstalter einen Veranstaltungsleiter einsetzt (insbesondere, wenn die VStättVO nicht anwendbar ist!).

Der Veranstaltungsleiter soll wichtige Entscheidungen für die Sicherheit treffen: Er soll bspw. die Veranstaltung abbrechen, wenn die Sicherheit nicht mehr gewährleistet werden kann (siehe § 38 Abs. 4 MVStättVO).

Damit für alle Beteiligten klar ist, wer was zu tun und was zu sagen hat, sollte zwischen allen Beteiligten auch klar geregelt sein: “Herr Matthias Mustermann ist Veranstaltungsleiter im Sinne des § 38 VStättVO Bayern” oder “Die Aufgaben des Veranstaltungsleiters im Sinne des § 38 VStättVO Bayern übernimmt Herr Matthias Mustermann”.

Gleiches gilt auch für den Verantwortlichen für Veranstaltungstechnik (siehe § 40 MVStättVO): Nur, weil ein Meister für Veranstaltungstechnik auf der Baustelle anwesend ist, bedeutet das nicht, dass er zugleich die Aufgaben des Verantwortlichen für Veranstaltungstechnik wahrnehmen muss/kann/darf. Auch hier macht es Sinn, im Vorfeld klar zu regeln: “Herr Stefan Sauer ist Verantwortlicher für Veranstaltungstechnik im Sinne des § 40 VStättVO Bayern” oder “Die Aufgaben des Verantwortlichen für Veranstaltungstechnik im Sinne des § 40 VStättVO Bayern übernimmt Herr Stefan Sauer”.

Immerhin: Es müssten ja auch die Herren Mustermann und Sauer wissen, dass Sie diese Aufgaben innehaben. Außerdem gibt es im Ernstfall dann keine Kompetenzstreitigkeiten.

Vorsicht ist geboten, wenn im Vertrag oder bspw. auch im Sicherheitskonzept nur allgemeine Begriffe verwendet werden, die nicht den definierten Begriffen aus der Versammlungsstättenverordnung oder anderen Regelwerken entsprechen: Dann kann es unnötig Missverständnisse geben.

Ein Beispiel: “Verantwortlicher Meister für Veranstaltungstechnik ist xy”. So richtig eindeutig ist das auch nicht; um unnötige Missverständnisse auszuschließen, sollte also tatsächlich der Fachbegriff eingesetzt werden. Wenn der gesetzlich vorgesehene Begriff verwendet wird, kann es zumindest schon mal nicht falsch sein. Um sämtliche Zweideutigkeiten zu vermeiden, kann einfach der jeweilige Paragraph dazu geschrieben werden, aus dem sich der Aufgabenbereich ergibt.

Ein weiterer Vorteil: Wenn der Betreiber Herrn Sauer bestellt zum “Verantwortlichen für Veranstaltungstechnik nach § 40 VStättVO”, dann kann er nachher zumindest nicht behaupten, er hätte gar nicht gewusst, was er machen soll. Mit klaren Rollenzuweisungen kann sich also auch der Hauptverantwortliche (z.B. Betreiber oder Veranstalter) ein Stückchen mehr an Sicherheit verschaffen.