Geheimhaltungsvereinbarung

Beispiele:

• Adressverzeichnisse, Kundenlisten, Kundendateien
• Angebotsunterlagen
• Bezugsquellen, Lieferantenlisten
• Geschäftsstrategien
• Kalkulationen, Kosteninformationen, Kostenschätzungen, Preislisten, Vorzugspreise, Rabatte
• Konstruktionspläne
• Lohndaten
• Umsatzzahlen

• Kunden
• Dienstleister
• Wettbewerber
• Mitarbeiter (man denke vor allem an Mitarbeiter, die bald kündigen oder denen gekündigt wurde)

Gegenüber diesen Personen kann also eine Vereinbarung sinnvoll sein.

• Vergabe von Passworten und Zugangscodes,
• abgestufte Zugangskonzepte zu den Informationen,
• eingeschränkte Zutrittsmöglichkeiten,
• Technischer Schutz, z.B. Stahltür, Schloss, Alarmanlagensicherung usw.
• Sicherheitssysteme gegen Einbruch,
• Verschluss in einem Tresor,
• Einschluss in einem Schrank,
• Anweisungen an Mitarbeiter zum Umgang mit der Information,
• Blickschutzeinrichtungen insb. für Laptops und Handys (bspw. im Zug),
• Kontrolle der Maßnahmen auf Einhaltung, Aktualität und Geeignetheit.

und schließlich:

• Vereinbarungen über die Geheimhaltung.

Eine solche Vereinbarung kann also oftmals nur ein Baustein von mehreren sein, seine Geheimnisse zu schützen.

NDA = „non-disclosure agreement“ bzw. CDA = „confidential disclosure agreement“ ist eine Verschwiegenheitsvereinbarung.

Ein Auftraggeber kann ein berechtigtes Interesse daran haben und dies im Vertrag verlangen, dass sein Dienstleister nach Vertragsende alle vertraulichen Informationen und Geschäftsgeheimnisse löscht, vernichtet, oder herausgibt.

Aus Sicht eines Auftraggebers ist das logisch. Für einen Dienstleister aber kann das problematisch werden, nämlich dann, wenn er später diese Informationen braucht, um sich beispielsweise gegen ungerechtfertigte Ansprüche zu verteidigen, oder um seine ordnungsgemäß erbrachte Leistung nachzuweisen.

Daher empfehlen wir für solche Verträge eine Klausel, die beiden Interessen gerecht wird:

• Der Dienstleister darf gewisse Informationen unter Ford Geltung der Geheimhaltung aufbewahren, soweit dieser zu Beweiszwecken notwendig sind.
• Der Auftraggeber kann aber dennoch die Löschung, Vernichtung oder Herausgabe auch dieser Informationen verlangen. Dann aber gilt:
  • Will der Auftraggeber später gegen seinen früheren Dienstleister vorgehen, so muss dieser Dienstleister nicht mehr Unterlagen als Beweis vorlegen, da er diese auch nicht mehr kann. Es soll dann also ausreichen, dass der Dienstleister nur noch eine Behauptung aufstellt. Wenn der Auftraggeber diese Behauptung bestreiten möchte, reicht ein einfaches bestreiten wie normalerweise nicht aus. Vielmehr muss er dann seinerseits Unterlagen vorlegen, um den Gegenbeweis antreten zu können. Hier würde man also das gewöhnliche Beweisrecht anders gestalten.
  • Würde hingegen ein Dritter Ansprüche gegen den Dienstleister geltend machen oder müsste der Dienstleister dort Ansprüche durchsetzen, kann er zeitlich und inhaltlich beschränkt von seinem früheren Auftraggeber verlangen, dass dieser die notwendigen Unterlagen zur Verfügung stellt – es sei denn, dass dieser ein übergeordnet es Interesse an einer Geheimhaltung auch in diesem Fall hat.

Die Vertragspartner verarbeiten fremde personenbezogene Daten, wenn sie bspw. die Telefonnummer, Mailadresse, Namen usw. von Mitarbeitern der anderen Vertragspartner speichert (bspw. im Outlook) speichern.

Das ist nur eines von mehreren denkbaren Beispielen. In diesen Fällen müssen die Vertragspartner die betroffenen Personen informieren und bspw. über die Verantwortlichkeiten, Zwecke, Rechtsgrundlagen und Rechte → es ist eine Datenschutzerklärung erforderlich!