FAQ

Rechtsfragen und Antworten rund um eine Veranstaltung
FAQ

Hier finden Sie typische Rechtsfragen, die einem im Laufe einer Veranstaltung begegnen können: Bei Auftragserteilung, bei der Planung, bei der Durchführung, bei der Abrechnung…

Diese Seite baue ich immer weiter aus… also immer mal wieder reinschauen, neue FAQ kommen nach und nach dazu.

Es dürfte klar sein, dass es unendlich viele Konstellationen geben kann, die zig verschiedene Rechtsfragen aufwerfen. Diese FAQ also sind, können und wollen nicht vollständig sein. Außerdem können diese FAQ auch selten bzw. nicht den individuellen konkreten Sachverhalt erreichen (das wäre Zufall) und abdecken.

Bevor die Planungen starten

Wer bin ich?

Diese so simple Frage darf man nicht unterschätzen: Sie steuert das künftige Wohl und Wehe… für was bin ich verantwortlich? Sie müssen klären,

  • welche Funktion haben Sie bei dieser Veranstaltung? Sind Sie entscheidungsbefugt? Haben Sie Vollmachten? Haben Sie eine Leitungsfunktion?
  • welche Rolle spielen Sie bzw. Ihr Arbeitgeber? Sind Sie Veranstalter, Sponsor, Vermieter, Dienstleister…?


Was mache ich hier eigentlich?

Auch diese scheinbar simple Frage hat es in sich: Bevor es losgeht, sollte man wissen, was man tut. Welche Aufgabe bzw. welchen Auftrag hat man erhalten? Ist klar abgegrenzt, was ich tun soll und was nicht?

Die Planung und Vorbereitung der Veranstaltung

Ich brauche Unterstützung durch weitere Mitarbeiter - welche Möglichkeiten gibt es?

Es gibt vielfältige Möglichkeiten: Es kommt darauf an, was man möchte: Kurzfristigkeit, Abrufbarkeit, Verfügbarkeit, Flexibilität, geringe Nebenkosten…

  • Als Arbeitnehmer = weisungsabhängige Helfer
    • Festanstellung
      • Teilzeit — Vollzeit
      • Unbefristet — Befristet
      • Gerinfgügig beschäftigt
      • Kurzzeitig beschäftigt
    • Ausleihen von anderen Betrieben („Arbeitnehmerüberlassung„)
  • Als unabhängige/Freie
    • mit einem Werkvertrag oder Dienstvertrag
      • Einzelkämpfer (Freie Mitarbeiter, Freelancer)
      • Mehr-Personen-Unternehmen

Auch hier gilt: Vorher überlegen, was man hinterher benötigt → und dann entscheiden, wie man vorgeht.

zur Rubrik Arbeitsrecht


Können Verträge auch mündlich zustande kommen?

Ja. Verträge, bzw. die dazu notwendigen Willenserklärungen („Angebot“ und „Annahme“) können schriftlich, mündlich oder durch sog. schlüssiges Verhalten (z.B. Händeschütteln) abgegeben werden.

Nur dann, wenn entweder das Gesetz oder der Parteiwille eine bestimmte Form vorgibt, ist diese zu beachten. Hier gibt es bspw. zwei wichtige Fälle im Veranstaltungsbereich:

  • Befristete Arbeitsverträge unbefristete sind formfrei), und
  • Überlassungsverträge bei der Arbeitnehmerüberlassung

müssen in Schriftform (= mit Originalunterschriften) geschlossen werden.


Muss ich für meine Veranstaltung Künstlersozialabgaben bezahlen?

Alle Informationen zur Künstlersozialabgabe = Künstlersozialversicherung = KSK finden Sie in unserer Rubrik dazu:

zur Rubrik Künstlersozialkasse


Darf ich Daten meiner Besucher speichern?

Grundsätzlich besteht das Verbot, fremde personenbezogene Daten (z.B. Namen) zu erheben, zu speichern oder zu verarbeiten. Wer das trotzdem machen möchte, benötigt eine gesetzliche Erlaubnis: Diese kann sein eine Einwillligung des Betroffenen oder die Notwendigkeit der Daten zur Vertragserfüllung.

Aktuell gilt noch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), das ab dem 25.05.2018 durch die EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) abgelöst wird. Ab diesem Zeitpunkt wird es schwierig bis unmöglich, die Datenspeicherung auf die Einwilligung des Besuchers zu stützen, da die Einwilligung in der DSGVO komplett neue Voraussetzungen für ihre Wirksamkeit hat!

Achtung: Die Erlaubnis zur Datenspeicherung bedeutet nicht automatisch, dass der Veranstalter dem Besucher eine Werbemail schicken dürfte: Die Datenspeicherung wird über das Datenschutzrecht gelöst, die Erlaubnis für eine Werbemail über das Wettbewerbsrecht (siehe dort § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG).

zum Datenschutzrecht


Checkliste abgearbeitet?

In der Checkliste habe ich die wichtigsten rechtlichen Aspekte während der Vorbereitung für eine Veranstaltung zusammengestellt:

zur Checkliste

Die Durchführung der Veranstaltung

Darf man die Veranstaltung fotografieren? (z.B. die Bühne, die Halle usw.)

Eine Veranstaltung, die urheberrechtlich geschützt ist (siehe § 81 UrhG), z.B. ein Musikkonzert oder eine Tanzballet-Veranstaltung, darf nicht ohne Zustimmung aller Rechteinhaber gefilmt oder fotografiert werden (siehe § 53 Abs. 7 UrhG).

Hier sind also entsprechende vertragliche Absprachen zwischen den Vertragspartnern erforderlich, bspw. auch dann, wenn die organisierende Eventagentur die von ihr organisierte Veranstaltung zu Referenzzwecken fotografieren möchte. Rechteinhaber können sein:

  • Vermieter
  • Veranstalter
  • Künstler
  • Lichtdesigner
  • Bühnenbildner
  • Ton
  • Maskenbilder

Das gilt auch für den Besucher: Auch der darf auf einer urheberrechtlich geschützten Veranstaltung keine Fotos machen: Auch er müsste dann die Zustimmungen einholen.

Anders wäre das bei Veranstaltungen, die nicht urheberrechtlich relevant sind, z.B. eine Messe oder Ausstellung. Hier kann der Veranstalter aber mithilfe seines Hausrechts regeln, ob Fotos gemacht werden dürfen.


Was mache ich, wenn ich im Laufe der Veranstaltung ein Problem feststelle?

  • Prüfen, welche Auswirkungen das Problem haben kann: Unanehmlichkeiten? Zusätzliche Kosten? Eine Gefahr für Leib und Leben?
  • Prüfen, ob Vorgesetzte, Kunden oder andere Beteiligte informiert werden müssen.
  • Prüfen, ob dem Schadensverursacher bzw. Verantwortlichen eine Frist zur Behebung gesetzt werden kann und muss.
  • Beweise sichern.

Grundsätzlich kann man sich merken:

Je gefährlicher die Situation und je größer die Risken für Leib und Leben, und je höher die eigene Position (z.B. man hat eine Leitungsfunktion inne), desto mehr muss man aktiv das Problem beseitigen. Die Sorge vor einem Arbeitsplatzverlust oder Kundenverlust ist kein Argument, eine notwendige und zumutbare Handlung nicht vorzunehmen. Das kann auch bedeuten, dass man sich über rechtswidrige Weisungen des Vorgesetzten oder Kunden hinwegsetzen und im Zweifel die Polizei zu Hilfe holen muss.


Was muss ich tun, wenn ich einen Mangel feststelle (z.B. Heizung der Location fällt aus)?

Wenn der andere Vertragspartner einen Fehler macht, dann kann es juristisch heikel werden – nämlich für den, der potentiell geschädigt ist oder wird. Ich erlebe es nämlich häufig, dass

  • ein Mangel nicht beweisbar ist,
  • die Ursache des Mangels nicht beweisbar ist,
  • das Verschulden des anderen Vertragspartners nicht beweisbar ist,
  • dem Geschädigten vorgeworfen werden kann, er habe den Schaden nicht so klein wie möglich gehalten, und/oder
  • dem Geschädigten vorgeworfen werden kann, er habe keine ausreichenden Gegenmaßnahmen getroffen usw.

Dabei geht es gar nicht um einen Unfall, sondern bspw. schlicht darum, dass die Heizung ausfällt, der Parkplatz anderweitig belegt ist oder versprochene Helfer nicht erscheinen.

Wer muss was beweisen?

Wer etwas behauptet, muss es auch beweisen, so lautet ein Grundsatz (von dem es aber auch Ausnahmen gibt, die sog. Beweislastumkehr). Wer also behauptet, er habe einen Schaden erlitten, muss das beweisen.

Das ist oftmals gar nicht so einfach, wie man denkt:

Der Geschädigte muss nämlich grundsätzlich beweisen, dass…

  • er überhaupt einen Schaden erlitten hat. Ein nur „blöd gelaufen“ führt nicht automatisch zu einem ersatzfähigen Schaden.
  • der andere den Schaden fahrlässig oder vorsätzlich verursacht hat; hier kann es passieren, dass der Schädiger behaupten kann, er habe vom Geschädigten notwendige Informationen nicht erhalten.
  • das Verhalten des anderen für den Schaden ursächlich ist; das kann dann problematisch werden, wenn bspw. mehrere Personen beteiligt sind und man später nicht weiß, wer was getan hat.
  • er dem anderen die Möglichkeit gegeben hat, den Mangel zu beheben, ihn also möglichst unverzüglich informiert und zur Schadensbehebung aufgefordert hat.
  • er alles notwendige und zumutbare getan hat, den Schaden so klein wie möglich zu halten; wenn also der Mieter feststellt, dass der Vermieter möglicherweise die gemietete Location nicht zur Verfügung stellen kann, muss er versuchen, eine Ersatzlocation zu finden. Und das kann ein Problem sein: Einerseits muss er den bisherigen Vermieter drängen und auffordern, die gemietete Location zu überlassen, parallel aber bereits eine geeignete Ersatzlocation suchen und ggf. mieten. Das will gut koordiniert sein…

Was tun, wenn es passiert ist?

Wenn Sie einen Fehler oder Mangel bei anderen Vertragspartner feststellen, sollten Sie…:

  • dem anderen Vertragspartner deutlich kommunizieren, dass Sie glauben oder sicher sind, einen Fehler oder Mangel entdeckt zu haben und ihn soweit das noch zumutbar ist, ihn zur Behebung innerhalb einer bestimmten Frist auffordern – und dafür sorgen, dass man das später auch beweisen kann (schriftlich, mit Zeugen usw.);
  • je nach Umständen Ihren Vorgesetzten und/oder Auftraggeber informieren;
  • den eigenen Zeitplan im Blick haben und Fristen zur Fehlerbehebung danach ausrichten.
  • Beweise sammeln und sichern, z.B. Fotos, Namen von Zeugen usw.;
  • soweit möglich nur noch schriftlich kommunizieren (auch gegenüber dem Kunden, um späteren Regress zu vermeiden) bzw. etwaige schnelle Telefonate oder Gespräche unmittelbar schriftlich festhalten und bestätigen;
  • prüfen, wann Sie selbst ggf. welche Gegenmaßnahmen ergreifen müssen, z.B. sich nach einem Ersatz umschauen müssen, um den Schaden klein zu halten oder eigenes Personal einsetzen müssen, um den Mangel ggf. selbst zu beheben (siehe dazu aber auch den nächsten Punkt);
    • dabei aber auch prüfen, ob es sinnvoll und geboten ist, den Mangel selbst zu beheben: Schließlich könnte es sein, dass der andere Vertragspartner später behauptet, dass Ihr inkompetentes Eingreifen den Schaden vergrößert hat.
  • sich gedanklich schon jetzt darauf einstellen, dass es später zu einem Gerichtsverfahren kommen könnte, in dem der andere Vertragspartner erfahrungsgemäß immer alles bestreitet und anders dargestellt. Dazu gehört auch, dass man sich nicht allzusehr einlullen und sich nicht hinhalten lässt.

Oftmals zieren und scheuen sich die Beteiligten bei einem Schadensfall, irgendwie zugeben zu wollen, dass sie verantwortlich seien. Klar, das macht auch Sinn, da man auf die Schnelle die rechtliche Verantwortlichkeit oft gar nicht einschätzen kann. Wenn es aber darum geht, zunächst überhaupt einmal festzuhalten, dass ein Schaden da ist, ist es meistens auch erst einmal egal, wer ihn verursacht hat. In dieser Situation kann es Sinn machen, dass man sich von dem potentiellen Schädiger bestätigen lässt, dass ein Mangel A gemeinsam festgestellt wurde. Damit spart man sich ggf. die Diskussion vor Ort, ob etwas kaputt ist oder nicht – hinterher kann man dann immer noch in Ruhe ausdiskutieren, wer dafür verantwortlich ist.

Beispielsweise könnte man formulieren: „Ohne Anerkennung einer Rechtspflicht und ohne Prädjudiz stellen wir fest, dass die Heizung um 18 Uhr ausgefallen ist und seitdem nicht mehr funktioniert.“ oder: „Wir stellen fest, das A passiert ist. Mit dieser Feststellung ist aber keine Feststellung von Schuld und Verantwortlichkeit verbunden“.

Was tun, damit es nicht passiert?

Man kann sich aber auch bereits im Vorfeld wappnen:

  • Eindeutige Vereinbarungen treffen, wer was machen soll,
  • eindeutige Zuteilung von Zuständigkeiten formulieren, dabei klare Grenzen ziehen,
  • soweit möglich vereinbaren, wer welche Kontrollpflichten hat,
  • soweit möglich vereinbaren, wer was beweisen muss: Oft lassen sich prozessuale Unsicherheiten vermeiden, indem man bereits im Vertrag vereinbart, dass derjenige die Beweislast trägt, der „näher an der Sache dran“ ist,
  • bei gefahrgeneigten Arbeiten vorher an einen Plan B denken,
  • ein Standardprocedere entwickeln (z.B. in Form einer Checkliste), wie man sich selbst verhalten soll und woran man denken muss, wenn ein Schadensfall eintritt oder einzutreten droht,
  • und, ganz wichtig: § 1 GMV: Hirn einschalten und aufmerksam sein (GMV = gesunder Menschenverstand). Allerdings bedeutet das nicht, dass man gutgläubig sein darf. Man muss nicht hinter jedem Menschen einen potentiellen Schädiger sehen, aber genauso wenig ist jeder Mensch der beste Freund.


Wenn ich eine Location miete: Darf ich mich dann auf den Vermieter verlassen?

Nein, keinesfalls! Lesen Sie dazu meinen Beitrag Nr. 246/17.


Checkliste Veranstaltungssicherheit

In der Checkliste habe ich wichtige Aspekte zum Thema Veranstaltungssicherheit zusammengestellt:

zur Checkliste

… wird nach und nach fortgesetzt!

Checklisten

Checklisten