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aus dem Eventrecht

Fallstricke bei Betriebsfeiern

Von Thomas Waetke 18. Februar 2013

Betriebsfeiern und Mitarbeiterincentives (z.B. Weihnachtsfeiern, Ausflüge usw.) bergen eine Vielzahl von rechtlichen Fragestellungen: GEMA, KSK, Scheinselbständigkeit, Lohnsteuer usw.

Die Frage, ob für eine Betriebsfeier z.B. GEMA-Gebühren oder Abgaben an die Künstlersozialkasse zu zahlen sind, hängt davon ab, ob die Betriebsfeier „privat“ oder „öffentlich“ ist.

Die Frage der „Öffentlichkeit“ darf dabei nicht mit der „geschlossenen Veranstaltung“ verwechselt werden: Auch eine „geschlossene Veranstaltung“ kann eine „öffentliche“ sein:

  • Ist die Veranstaltung „geschlossen“, kann nicht Jedermann teilnehmen.
  • Ist die Teilnehmerzahl aber sehr hoch, oder nehmen Teilnehmer teil, die sich nicht kennen, dann ist die Veranstaltung „öffentlich“.
  • Nur wenn bei einer „geschlossenen“ Veranstaltung der Teilnehmerkreis überschaubar ist und sich alle Teilnehmer kennen bzw. der Veranstalter alle Teilnehmer kennt, dann kann man auch von einer „privaten“ Veranstaltung sprechen.

Die Auswirkungen sind erheblich:

  • Ist die Betriebsfeier öffentlich, und wird Musik gespielt, dann muss die Veranstaltung bei der GEMA angemeldet und die Musiknutzung bezahlt werden.
  • Ist die Betriebsfeier öffentlich und kommen bei ihr selbständige Künstler (z.B. der DJ) oder selbständige Publizisten zum Einsatz, dann müssen die an diese bezahlten Honorare an die Künstlersozialkasse gemeldet werden.

Vorsicht ist geboten bei der Einladung von Freien Mitarbeitern: Die Teilnahme von Freien Mitarbeitern kann dazu führen, dass die auf der Veranstaltung bezahlten Honorare an selbständige Künstler oder Publizisten an die KSK zu melden sind.

Und: Wenn Freie Mitarbeiter an der Weihnachtsfeier teilnehmen, droht die Scheinselbständigkeit (mehr dazu siehe hier).

Eine Betriebsfeier ist typischerweise für die Arbeitnehmer gedacht, sei es als Belohnung für die Vergangenheit oder als Ansporn für die Zukunft. Wenn aber an solchen Veranstaltungen auch Freie Mitarbeiter teilnehmen, dann kann dies ein Indiz dafür sein, dass der Freie ein Scheinselbständiger ist.

Natürlich gibt es mehrere Indizien für eine Scheinselbständigkeit, und allein deshalb, weil sich ein Freier unter 1.000 Arbeitnehmer verirrt, sprengt nicht gleich die Staats- anwaltschaft die Veranstaltung.

Um sich als Auftraggeber aber eindeutig von der Scheinselbständigkeit zu distanzieren, kann es Sinn machen bzw. erforderlich sein, die Freien Mitarbeiter nicht zur Weihnachtsfeier einzuladen, sondern für diese eine gesonderte Veranstaltung auszurichten. Denn: Oftmals erfüllt der Auftraggeber vielleicht bereits andere Kriterien der Scheinselbständigkeit (bewusst oder unbewusst): Je mehr Indizien dann zusammenkommen, desto gefährlicher wird es.

Zur Unfallversicherung bei Betriebsfeiern siehe hier.

Zur Lohnsteuer bei Betriebsfeiern siehe hier und aktuell zum Thema lohnsteuerliche Freigrenze hier.

Wer Betriebsfeiern organisiert, sollte also diese Punkte in der Planung berücksichtigen. Dies gilt umso mehr für die beauftragte Agentur, wenn sie für ein Unternehmen Betriebsfeiern organisiert, da sie sich sonst schadenersatzpflichtig machen kann, wenn sie hier Fehler macht.