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aus dem Eventrecht
Digitalität in der Eventbranche

Digitalität in der Eventbranche

Von Thomas Waetke 18. Juni 2021

Heute findet der „Digitaltag“ statt. Ein Grund mehr für einen Ausflug in die Digitalisierung mit einem Hauch Juristerei ;-)

Der heutige Digitaltag soll Digitalisierung mit zahlreichen Aktionen für alle Bürgerinnen und Bürger alltagsnah erlebbar machen. Durch verschiedene Veranstaltungsformate von Vereinen, Behörden und Unternehmen schafft der Digitaltag eine Plattform, um die unterschiedlichen Aspekte der Digitalisierung zu beleuchten und zu diskutieren.

Der Digitaltag geht zurück auf „Digital für alle“, eine Initiative von 27 Organisationen aus Gesellschaft, Kultur, Wissenschaft, Wirtschaft und öffentlicher Hand. Ziel des breiten Bündnisses ist es, digitale Teilhabe deutschlandweit zu fördern. Die Initiative beschäftigt sich mit der Frage, wie alle Menschen in Deutschland die digitalen Entwicklungen besser verstehen und von ihnen profitieren können. Zudem möchte sie Raum für einen konstruktiven gesamtgesellschaftlichen Dialog zu den Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung schaffen. Hier geht es zum Programm des Digitaltags.

Die Digitalisierung findet ihren Weg in die Eventbranche

Webseite, ein bisschen Soziale Medien, hier und da eine App, und die ersten Teilnehmer-Management-Tools… die Veranstaltungsbranche wurde aber lange nicht so richtig warm mit der Digitalisierung.

Spätestens mit dem ersten Lockdown im März 2020 hat die Branche lernen müssen, sich schnell umzustellen. Diese quasi aufgezwungene Digitalisierung führte zu einer Flut von virtuellen Veranstaltungsformaten: Team-Meetings, Fortbildungsveranstaltungen, Tagungen, aber auch Konzerte und Messen fanden sich plötzlich im Netz wieder. Hat man in den ersten Tagen noch seine Handykamera aufgestellt, hat sich die Branche zwischenzeitlich stark professionalisiert. So manche Technikverleiher haben aus der Not eine Tugend gemacht und konnten sich teilweise mit Streaming und Virtualität über Wasser halten.

Es ist nicht allzulange her, da stellte man fest: Eine Tagung oder ein Kongress allein mit typisierten Abläufen ist nicht die Zukunft. Eventisierung war das neue Stichwort.

Auch bei dem in kürzester Zeit immensen Hochschnellen der Zahlen von virtuellen Veranstaltungen hat man bald erkannt: Es reicht nicht aus, die Präsentationsfolien des Referenten auf den Bildschirm zu bringen: Denn genauso schnell wuchs die Erwartung der Online-Teilnehmer bspw. an Möglichkeiten zum Netzwerken oder des on-demand-Anschauen der Inhalte auch nach der Veranstaltung. Gefragt sind Online-Erlebnisse, die den Teilnehmer vor seinem Bildschirm emotional bewegen und in die Veranstaltung integrieren. War es in den ersten Wochen noch ausreichend, seinen Kongress und sein Konzert via Zoom oder andere Videokonferenzen zu übertragen, genügen solche heute nur noch als reine Arbeits-Tools. Das hybride Event aber verlangt nach mehr.

Hinzu kommen Anforderungen an Technik und Planung, um den Hygienebedingungen in der Pandemiezeit zu genügen: Man denke hier bspw. an die Kontaktnachverfolgung, kontaktlose Akkreditierungen, die Planung und Abwicklung von gestaffelten Zugängen usw.

Schon immer war das Thema Datenschutz in der Veranstaltungsbranche ein Thema, das mehr Flucht als Begeisterung ausgelöst hat. Nicht erst mit den technischen Raffinessen steigen auch die Anforderungen an eine rechtskonforme Umsetzung der Veranstaltung.

Schon vermeintliche einfache Veranstaltungselemente können zu Problemen führen. Ein Beispiel: Besucher einer virtuellen Messe können am Stand keine Papiervisitenkarte zurücklassen. Die Aussteller haben aber ein Interesse daran, zu wissen, wer ihren Stand virtuell besucht hat. der Veranstalter erhebt diese Daten und übermittelt sie an den (oder die) Aussteller.

Was super ist, ist rechtswidrig (?)

Diese zugegeben etwas überspitzte Aussage trifft aber das Problem im Kern: US-Anbieter warten mit einer Vielzahl einfacher, genialer und kostenfreier Tools auf, die Digitalisierung nach vorne zu bringen. Aber: Diese tollen Tools bringen in den meisten Fällen auch zumindest datenschutzrechtliche Probleme mit sich…

Die juristischen Aspekte der Digitalisierung

Virtuelle Veranstaltungen bergen viele juristische Stolpersteine. EVENTFAQ berät Veranstalter und Dienstleister bei der rechtskonformen Umsetzung von Mitgliederversammlungen, Streaming-Events und hybriden Events , z.B.:

  • Welche Hostingplattformen genügen den datenschutzrechtlichen Anforderungen?
  • Welche Beteiligten sind ggf. sog. Auftragsverarbeiter?
  • Einsatz von Event-Apps
  • Aufzeichnung von Vorträgen und Programminhalten
  • Hygieneanforderungen an die Produktion der virtuellen Veranstaltung
  • corona-konforme Nachverfolgung von anwesenden Personen bei hybriden Events
  • vereinsrechtskonforme Einbindung von Abstimmungstools
  • DSGVO-konforme Erfassung und Weitergabe von Teilnehmerdaten an Aussteller und Sponsoren
  • Lizenzierung von Synchronisationsrechten bei Musikvideos
  • Vertragsklauseln für Referenten, Künstler und Mitwirkende
  • Datenschutzerklärungen für Mitarbeiter, Mitwirkende und Besucher
  • Prüfung rundfunkrechtlicher Sendelizenzpflicht
  • Rechtskonforme Gestaltung von Ticket-Shops (z.B. Widerrufsbelehrung)
  • Verwertbarkeit von virtuellen Inhalten in Social Media
  • usw.

Profitieren Sie von unserer Erfahrung und Kompetenz!

Ihnen steht das starke Berater-Team von EVENTFAQ zur Seite:

  • Rechtsanwalt Thomas Waetke, Spezialist für Veranstaltungsrecht und Fachanwalt für Urheber- und Medienrecht
  • Rechtsanwalt Timo Schutt, Fachanwalt für IT-Recht und externer Datenschutzbeauftragter

Melden Sie sich bei uns:

info@eventfaq.de oder
0721 1205060.

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