Der Auftrag des Veranstalters an die Agentur

Veranstalter beauftragen oftmals eine Agentur und technische Dienstleister mit der Konzeptionierung, Planung und/oder Umsetzung einer Veranstaltung. Den dabei zugrundeliegenden Auftrag wollen wir uns einmal anhand einiger Aspekte in einem Überblick anschauen:

1. Veranstaltereigenschaft

Der Auftragnehmer muss prüfen, welche Rolle er spielt bzw. spielen möchte. Wenn er nicht Veranstalter sein möchte, dann muss er sich deutlich davon abgrenzen.

Übrigens: Je mehr wichtige Entscheidungen der Auftragnehmer eigenständig trifft, desto größer wird das Risiko, dass er als Veranstalter bewertet wird. Um dies zu vermeiden, sollte der Auftragnehmer die Entscheidungen vorbereiten und dem Auftraggeber zur Absegnung vorlegen.

Generalunternehmer

In vielen Fällen ist der Auftragnehmer ein sog. Generalunternehmer, d.h. er verpflichtet sich, eine “fertige” Veranstaltung “abzuliefern”. Er beauftragt in seinem Namen und auf seine Rechnung weitere Dienstleister (“Subunternehmer”). Der Auftraggeber hat 1 Ansprechpartner = nämlich seinen (Haupt-)Auftragnehmer.

Ein Vorteil für den Auftragnehmer: Er muss die Preise bzw. Zahlungsströme der Leistungen, ggf. auch nicht die Kontakte offenlegen.

Ein Vorteil für den Veranstalter: Er hat nur einen Ansprechpartner, der sich um alles kümmert.

Der große Nachteil für den Auftragnehmer: Geht etwas schief, haftet der Auftragnehmer für die Fehler seiner Subunternehmer mit. Außerdem kann es unter Umständen Probleme geben, wenn die Veranstaltung wegen pandemiebedingten Beschränkungen oder Verboten nicht stattfinden kann: Denn der Auftragnehmer schuldet die Lieferung der Veranstaltung; kann er aufgrund eines Verbotes nicht liefern, entfällt grundsätzlich auch die Zahlungspflicht des Auftraggebers. Hier sollte sich der Auftragnehmer also unbedingt vertraglich absichern!

Stellvertreter

Der Auftragnehmer als Stellvertreter schließt Verträge im Auftrag, und im Namen und auf Rechnung des Auftraggebers ab. Das Risiko des Auftragnehmers ist damit erheblich kleiner geworden, er nimmt dem Kunden auch viel Arbeit ab, aber letztlich kennt der Kunde die Preise und Konditionen natürlich, weil er (normalerweise) die Verträge sieht.

Wenn der Auftragnehmer als Stellvertreter für seinen Auftraggeber auftritt, dann sollte er (1.) eine entsprechende Vollmacht haben, (2.) sich natürlich auch im Rahmen dieser Vollmacht bewegen und nicht darüber hinausschießen und (3.) sich auch stets als Stellvertreter kenntlich machen.

2. Vertragsinhalt

Der Vertrag sollte schriftlich geschlossen werden, um später etwaige Absprachen beweisen zu können. Der Auftragnehmer sollte dabei so genau wie möglich im Vertrag formulieren, was er eigentlich tun soll bzw. was sie nicht tun soll. Im eigenen Interesse sollte die Agentur ihre Haftung soweit gesetzlich zulässig vertraglich vermindern. Wichtig sind unter anderem auch eindeutige Vergütungs-, Fälligkeits- oder Abtretungsregeln, z.B.:

• Kann der Auftragnehmer Vorkasse verlangen? Wann und wieviel?
• Kann der Auftragnehmer erbrachte Teilleistungen auch abrechnen?
• Bekommt er Geld auch dann, wenn die Veranstaltung ausfällt?

3. Aufklärungspflichten

Der Auftragnehmer muss seinen Auftraggeber über etwaige Probleme aufklären, wenn diese für ihn erkennbar von Bedeutung sind und ihm das Fachwissen fehlt, diese selbst zu erkennen. Bei unterlassener Aufklärung würde sich der Auftragnehmer u.U. schadenersatzpflichtig machen (daher sollte jede Aufklärung stets schriftlich erfolgen!).

Ein zurzeit oft vorkommendes Beispiel: Wenn bei hybriden oder digitalen Veranstaltungen Streamingtechniken eingesetzt werden, kann insbesondere der unerfahrene Kunde aufklärungsbedürftig sein: Was ist notwendig, was ist legal oder rechtswidrig?

4. Beteiligung des Auftraggebers

Wenn für das erfolgreiche Fortschreiten des Projekts die Beteiligung des Auftraggebers erforderlich ist, sollte dies vorher entsprechend vereinbart werden. Ggf. sollte dabei auch der Fall berücksichtigt werden, wenn der Auftraggeber „nicht mitspielt“, oder nur verzögert usw.

Ganz wichtig: Könnte eine ausbleibende Reaktion des Kunden eine ungewollte Rechtsfolge auslösen (z.B. das angefragte Hotel hat zu einem späteren Zeitpunkt dann keine Räume mehr frei), muss der Kunde auf diese Rechtsfolge und ggf. auf die Frist ausdrücklich hingewiesen werden. In unserer Beratungspraxis erleben wir es oft, dass beratende Dienstleister lediglich dem Kunden sagen “schau mal, wie findest du das, sage mal was dazu…”. Auf der sicheren Seite ist man aber nur, wenn dem Kunden zugleich die Rechtsfolge erklärt wird: “Das angefragte Hotel ist bis zum 31.01. optioniert; d.h. wenn Sie uns nicht bis 28.01. Bescheid geben, kann es sein, dass…”.

5. Konzeptschutz, Rechte

Da Veranstaltungskonzepte so gut wie nie urheberrechtlich geschützt sind, sollte der Auftragnehmer mit seinem Kunden vereinbaren, dass er die Ideen und Konzepte nicht alleine umsetzen darf. Ein nur einseitiger „Copyright-Vermerk“ hilft da nicht weiter.

Es macht insoweit auch Sinn, mit dem Kunden die Rechtefrage zu klären: Welche Rechte bekommt der Kunde? Ausschließlich oder einfach? Zeitlich begrenzt oder unbegrenzt? usw.

Insbesondere bei hybriden oder rein digitalen Veranstaltungsformaten spielen ordentliche Lizenzvereinbaren mit Referenten, Moderatoren, Künstlern usw. eine wichtige Rolle: Denn Inhalte landen im Internet und finden damit eine ggf. viel größere Verbreitung als eine reine Präsenzveranstaltung. Und: Der Veranstalter übernimmt durch die Übermittlung vom Podium/von der Bühne hinüber ins Internet auch die Verantwortung für die Inhalte seiner Referenten, Moderatoren, Künstler usw.

6. Versicherung, Haftung

Der Auftragnehmer sollte prüfen, ob die von ihm geschuldeten vertraglichen Leistungen von seinen Versicherungen abgedeckt sind. Grundsätzlich sollte auch versucht werden, die Haftung soweit zulässig zu reduzieren.

© Dmitrii_Guzhanin, canva.com