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aus dem Eventrecht
Der Auftrag des Veranstalters an die Agentur

Der Auftrag des Veranstalters an die Agentur

Von Thomas Waetke 8. Dezember 2011

Veranstalter beauftragen oftmals eine Agentur mit der Konzeptionierung, Planung und/oder Umsetzung einer Veranstaltung. Den dabei zugrundeliegenden Auftrag wollen wir uns einmal anhand einiger Aspekte in einem Überblick anschauen:

1. Veranstaltereigenschaft

Die Agentur muss prüfen, welche Rolle sie spielt bzw. spielen möchte. Wenn sie nicht Veranstalter sein möchte, dann muss sie sich deutlich davon abgrenzen. Je mehr wichtige Entscheidungen die Agentur eigenständig trifft, desto größer wird das Risiko, dass sie als Veranstalter bewertet wird. Um dies zu vermeiden, sollte die Agentur die Entscheidungen vorbereiten und dem Auftraggeber zur Absegnung vorlegen.

2. Vertragsinhalt

Der Vertrag sollte schriftlich geschlossen werden, um später etwaige Absprachen beweisen zu können. Die Agentur sollte dabei so genau wie möglich im Vertrag formulieren, was sie eigentlich tun soll bzw. was sie nicht tun soll.

Im eigenen Interesse sollte die Agentur ihre Haftung soweit gesetzlich zulässig (siehe § 309 Nr. 7 BGB) vertraglich vermindern. Wichtig sind unter anderem (!) eindeutige Vergütungs-, Fälligkeits- oder Abtretungsregeln.

3. Stellvertretereigenschaft

Wenn die Agentur als Stellvertreter für ihren Auftraggeber auftritt, dann sollte sie (1.) eine entsprechende Vollmacht haben, (2.) sich natürlich auch im Rahmen dieser Vollmacht bewegen und nicht darüber hinausschießen und (3.) sich auch stets als Stellvertreter kenntlich machen.

4. Aufklärungspflichten

Die Agentur muss ihren Auftraggeber über etwaige Probleme aufklären, wenn diese für ihn erkennbar von Bedeutung sind und ihm das Fachwissen fehlt, diese selbst zu erkennen. Bei unterlassener Aufklärung würde sich die Agentur schadenersatzpflichtig machen. Daher sollte jede Aufklärung stets schriftlich erfolgen.

5. Beteiligung des Auftraggebers

Wenn für das erfolgreiche Fortschreiten des Projekts die Beteiligung des Auftraggebers erforderlich ist, sollte dies vorher entsprechend vereinbart werden. Ggf. sollte dabei auch der Fall berücksichtigt werden, wenn der Auftraggeber „nicht mitspielt“.

6. Konzeptschutz

Da Veranstaltungskonzepte so gut wie nie urheberrechtlich geschützt sind, sollte die Agentur mit dem Auftraggeber vereinbaren, dass der Auftraggeber die Ideen und Konzepte nicht alleine umsetzen darf. Ein einseitiger „Copyright-Vermerk“ hilft da nicht weiter.

7. Die Absicherung des Mitarbeiters

Der Mitarbeiter, der vom Agenturchef beauftragt wird, den Kundenauftrag umzusetzen, sollte auch auf seine eigene Sicherheit bedacht sein und dafür sorgen, dass alle Absprachen schriftlich festgehalten werden.

8. Versicherung

Je nach Größenordnung des Projekts sollte über eine Versicherung nachgedacht werden, sofern sie nicht schon pauschal vorhanden ist. Dabei ist zu beachten, dass Beratungsfehler, die zu so genannten reinen Vermögensschäden beim Auftraggeber führen, von einer normalen Haftpflichtversicherung nicht gedeckt sind. Hierfür gibt es spezielle Vermögensschadenhaftpflichtversicherungen.

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