Alter Datenbestand, neue DSGVO: Was ist zu tun?

Aufmerksame Leser haben mitbekommen: Ab dem 25. Mai 2018 gilt die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), d.h. ein mehr oder weniger neues Datenschutzrecht. Das Besondere daran: Die Bußgelder sind 67-fach höher als bisher. Nun, wer bisher datenschutzrechtlich schon gut aufgestellt war, dem wird Umstellung auf die DSGVO nicht so schwer fallen. Alle anderen aber, die bisher nachlässig waren im Datenschutz, haben einiges zu tun.

In unserer Beratungspraxis kommt immer wieder die Frage auf, wie man mit einem alten Datenbestand im Newsletterverteiler umgehen soll.

Tatsache ist: Dieser Datenbestand muss ab dem 25. Mai 2018 den Anforderungen der DSGVO genügen.

Problematisch kann es werden, wenn man bisher einfach jede E-Mailadresse, die bei 3 nicht auf den Bäumen war, in den Verteiler eingetragen hat – und wenn man heute nicht mehr nachvollziehen kann, wie die Daten in den Verteiler gelangt sind. Denn: Dann wird man diese Daten auch schwerlich einer Rechtsgrundlage zum Verarbeitendürfen zuordnen können (Einwilligung, Vertragserfüllung oder Berechtigtes Interesse).

Daher kommen Unternehmen auf die Idee, alle Newsletterbezieher anzuschreiben und um Einwilligung zu bitten.

Ist das aber eine gute Idee?

Abgesehen davon, dass erfahrungsgemäß natürlich nicht alle Empfänger antworten werden, stellt sich die Frage, was man mit den Adresse macht, die nicht antworten.

Denn bei denjenigen Empfängern, die gleich aus welchen Gründen nicht antworten, liegt jedenfalls künftig keine Einwilligung (mehr) vor. Es stellt sich sogar die Frage, ob der schweigende Empfänger durch sein Schweigen nicht konkludent seine ggf. bisher erteilte Einwilligung sogar widerruft. Das dürfte vor allem dann gelten, wenn der Absender ausdrücklich um eine Einwilligung bittet.

Wer ausdrücklich einwilligt, dessen Daten darf der werbende Unternehmer problemlos künftig mit der Rechtsgrundlage der Einwilligung verarbeiten.

Was aber tun mit der schweigenden Masse?

Kann der werbende Unternehmer diesen Anteil mit der Rechtsgrundlage „berechtigtes Interesse“ verarbeiten? Ein solches berechtigtes Interesse liegt bspw. vor, wenn der werbende Unternehmer davon ausgehen kann, dass sein Interesse an der Werbung höher ist als das Interesse des Empfängers an der Nichtwerbung. Dabei muss der Unternehmer die Frage prüfen, ob der Empfänger vernünftigerweise damit rechnen muss, dass seine Daten zum Zwecke des Versands von Werbemails verarbeitet werden.

Aber: Schweigen ist keine Zustimmung, und das Schweigen könnte ja gerade das Nichtwollen zum Ausdruck bringen – gerade dann, wenn der werbende Unternehmer aktiv nach der Einwilligung fragt: Konsequenterweise müssten dann alle Nichtantworter gelöscht werden.

Daher kann es sinnvoll(er) sein, die bisherigen Newsletterempfänger nicht anzuschreiben, sondern diese Daten soweit möglich (z.B. weil Kundenbeziehungen bestehen) unter die Rechtsgrundlage des berechtigten Interessen fallen zu lassen.

Außerdem: Das Wettbewerbsrecht

Ungeachtet der Datenschutzproblematik braucht man vom Empfänger der Werbemail übrigens dessen ausdrückliche Zustimmung, damit man ihn überhaupt per Mail anschreiben darf. Hierbei geht es um das Wettbewerbsrecht. Wenn man seinen Kunden bewerben möchte, gibt es eine Ausnahme von der Zustimmungspflicht (siehe § 7 Abs. 3 UWG):

• Der werbende Unternehmer hat die Mailadresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung von dem Kunden erhalten; es muss aber tatsächlich eine Bestellung gegeben haben, nur eine Anfrage reicht nicht aus. Und: Zwischen dem Vertragsschluss und der Werbemail darf kein allzu langer Zeitraum liegen (hier gibt es keine feste Grenze, aber bspw. sind 2 wohl zu lange);
• die Werbemail bezieht sich ausschließlich auf eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen (im Vergleich zu dem Vertrag, in dessen Zusammenhang man die Mailadresse bekommen hat). Die im Newsletter beworbene Ware oder Dienstleistung muss also dem gleichen erkennbaren oder doch typischen Verwendungszweck oder Bedarf des Kunden entsprechen;
• der Kunde hat der Verwendung der Mailadresse zu Werbezwecken bislang nicht widersprochen hat, und
• der Kunde wurde schon bei Erhebung der Mailadresse und wird bei jeder Werbemail danach klar und deutlich darauf hingewiesen, dass die Mailadresse zu Werbezwecken verwendet wird und er der Verwendung jederzeit widersprechen kann, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen.

Alle 4 Voraussetzungen müssen vorliegen – nur dann ist wettbewerbsrechtlich erlaubt, einem Bestandskunden Werbung auch per E-Mail zu schicken.